به گزارش مرکزکده به نقل از خبرگزاری برنا: جلسات و همایش‌ها، قلب تپنده تصمیم‌گیری، هم‌اندیشی و پیشرفت در هر سازمان مدرنی هستند. کیفیت ارتباطات در این جلسات، ارتباطی مستقیم با کیفیت ابزارهای مورد استفاده، به خصوص سیستم صوتی دارد. یک سیستم کنفرانس ضعیف یا نامناسب می‌تواند منجر به اتلاف وقت، کاهش بهره‌وری و ایجاد تصویری غیرحرفه‌ای از مجموعه شما شود.
راهنمای انتخاب سیستم کنفرانس حرفه‌ای | از نیازسنجی تا خرید
از سوی دیگر، یک سیستم کارآمد و باکیفیت، بستری برای تبادل روان افکار و اتخاذ بهترین تصمیمات فراهم می‌کند. اما انتخاب چنین سیستمی به دلیل تنوع تکنولوژی‌ها، قابلیت‌های متعدد و برندهای گوناگون، فرآیندی پیچیده و تخصصی است. این راهنمای انتخاب سیستم کنفرانس به شما کمک می‌کند تا با شناخت کامل جوانب، یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه و بلندمدت انجام دهید. این مطلب یک راهنمای انتخاب سیستم کنفرانس جامع است.
گام‌های کلیدی در راهنمای انتخاب سیستم کنفرانس جامع
فرآیند انتخاب یک سیستم کنفرانس موفق، شامل بررسی چند فاکتور کلیدی است. عبور صحیح از هر یک از این مراحل تضمین می‌کند که سیستم نهایی، دقیقاً همان چیزی باشد که سازمان شما برای سال‌های آینده به آن نیاز دارد. این گام‌ها به شما کمک می‌کنند تا از میان گزینه‌های متعدد، انتخاب خود را به صورت منطقی محدود کرده و به بهترین نتیجه برسید. در ادامه، به بررسی این مراحل اساسی می‌پردازیم که هر خریداری باید پیش از نهایی کردن انتخاب خود، به آن‌ها توجه ویژه‌ای داشته باشد. این یک راهنمای انتخاب سیستم کنفرانس کاربردی است.
تعیین نوع سیستم: سیمی یا بی‌سیم؟
اولین و اساسی‌ترین تصمیم، انتخاب بین یک سیستم کنفرانس سیمی و بی‌سیم است. سیستم‌های سیمی راه‌حلی کلاسیک، بسیار پایدار و امن هستند. در این سیستم‌ها، هر یونیت میکروفون از طریق کابل به دستگاه مرکزی متصل می‌شود. این اتصال فیزیکی، تداخل فرکانسی را به صفر می‌رساند و امنیت صوتی بالایی را فراهم می‌کند، زیرا امکان شنود سیگنال‌های رادیویی وجود ندارد. این ویژگی، سیستم‌های سیمی را به گزینه‌ای ایده‌آل برای سالن‌های کنفرانس دائمی، مراکز دولتی، نظامی و مکان‌هایی که در آن مذاکرات محرمانه انجام می‌شود، تبدیل کرده است.
در مقابل، سیستم‌های بی‌سیم راه‌حلی مدرن، انعطاف‌پذیر و از نظر ظاهری بسیار زیباتر هستند. مزیت اصلی آن‌ها عدم نیاز به کابل‌کشی‌های پیچیده و سوراخ‌کاری میزهاست. این سیستم‌ها به سرعت نصب و جمع‌آوری می‌شوند و به شما اجازه می‌دهند تا چیدمان سالن را به راحتی تغییر دهید. این انعطاف‌پذیری، سیستم‌های بی‌سیم را برای فضاهای چندمنظوره، سالن‌های اجاره‌ای و مکان‌هایی که حفظ زیبایی دکوراسیون در اولویت اول قرار دارد، به بهترین انتخاب تبدیل می‌کند.
بررسی قابلیت‌های کلیدی: فراتر از یک میکروفون ساده
سیستم‌های کنفرانس مدرن، ابزارهایی بسیار فراتر از یک میکروفون کنفرانس ساده هستند. این سیستم‌ها می‌توانند قابلیت‌های مدیریتی و تعاملی پیشرفته‌ای را در اختیار شما قرار دهند که بهره‌وری جلسات را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد. قبل از خرید، باید مشخص کنید که سازمان شما به کدام یک از این ویژگی‌ها نیاز دارد، زیرا هر قابلیت بر قیمت نهایی سیستم تاثیرگذار است. شناخت این موارد در هر راهنمای انتخاب سیستم کنفرانس ضروری است.
برخی از مهم‌ترین این قابلیت‌ها عبارتند از:
قابلیت رأی‌گیری (Voting): این ویژگی به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا از طریق یونیت خود در نظرسنجی‌ها و رأی‌گیری‌های الکترونیکی شرکت کنند و نتایج به صورت آنی نمایش داده شود
ردیابی خودکار دوربین (Auto-Tracking): با فعال شدن هر میکروفون، سیستم به دوربین‌های گردان (PTZ) فرمان می‌دهد تا به صورت خودکار روی چهره سخنران زوم کنند. این قابلیت برای ضبط و پخش زنده حرفه‌ای جلسات حیاتی است
سیستم ترجمه همزمان: برای برگزاری همایش‌های بین‌المللی، می‌توان سیستم را به کانال‌های ترجمه مجهز کرد تا هر شرکت‌کننده بتواند از طریق هدفون، ترجمه جلسه را به زبان مورد نظر خود بشنود
قابلیت ضبط و آرشیو جلسات: اکثر دستگاه‌های مرکزی مدرن می‌توانند صدای تمام جلسه را با کیفیت بالا بر روی حافظه USB یا حافظه داخلی ضبط کنند
انتخاب یونیت‌های ریاست و شرکت‌کننده
یونیت‌های میکروفون در یک سیستم کنفرانس به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند. یونیت ریاست (Chairman Unit) که در اختیار رئیس یا مدیر جلسه قرار می‌گیرد، علاوه بر دکمه فعال کردن میکروفون، دارای یک دکمه اولویت (Priority) است. این دکمه به رئیس جلسه اجازه می‌دهد تا در هر لحظه، صحبت سایر شرکت‌کنندگان را قطع کرده و کنترل جلسه را به طور کامل در دست بگیرد. این قابلیت برای مدیریت جلسات شلوغ و جلوگیری از همهمه ضروری است.
یونیت شرکت‌کننده (Delegate Unit) مدل استاندارد برای سایر اعضاست و تنها دارای دکمه صحبت و گاهی خروجی هدفون است. از نظر طراحی ظاهری نیز، این یونیت‌ها به دو شکل رومیزی (Tabletop) و توکار (Flush-mount) عرضه می‌شوند. مدل‌های رومیزی به راحتی روی میز قرار می‌گیرند، در حالی که مدل‌های توکار برای یک ظاهر مینیمال و یکپارچه، داخل سطح میز نصب می‌شوند. کیفیت ساخت این یونیت‌ها بسیار مهم است و برندهای معتبری مانند میکروفون شور، استانداردهای بالایی را در این زمینه تعریف کرده‌اند.
ابعاد سالن و مقیاس‌پذیری سیستم
اندازه سالن کنفرانس و تعداد شرکت‌کنندگان، نقش مستقیمی در انتخاب دستگاه مرکزی (Central Unit) و نیاز به تجهیزات جانبی دارد. هر دستگاه مرکزی قابلیت پشتیبانی از تعداد مشخصی یونیت میکروفون را دارد. هنگام خرید، باید سیستمی را انتخاب کنید که نه تنها نیاز فعلی شما را پوشش دهد، بلکه قابلیت گسترش (Scalability) برای آینده را نیز داشته باشد. یک سیستم مقیاس‌پذیر به شما اجازه می‌دهد تا در صورت افزایش تعداد اعضای هیئت مدیره یا توسعه سازمان، به راحتی یونیت‌های جدیدی را به سیستم اضافه کنید.
علاوه بر این، در سالن‌های بسیار بزرگ یا فضاهایی با آکوستیک نامناسب، صدای تولید شده توسط یونیت‌های کوچک روی میز ممکن است برای حضار یا تماشاچیان کافی نباشد. در چنین شرایطی، سیستم کنفرانس باید به یک سیستم صوتی کمکی متصل شود. استفاده از یک اسپیکر سقفی یا دیواری برای تقویت و پخش یکنواخت صدا در کل فضا، یک راه‌حل حرفه‌ای و استاندارد است. یک راهنمای انتخاب سیستم کنفرانس خوب باید به این نکات اشاره کند.
یکپارچه‌سازی با سیستم‌های ویدئو کنفرانس و ترجمه همزمان
جلسات مدرن اغلب به صورت ترکیبی (Hybrid) برگزار می‌شوند، به این معنی که برخی از شرکت‌کنندگان به صورت حضوری و برخی دیگر از طریق پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس مانند Zoom، Microsoft Teams یا Skype در جلسه شرکت می‌کنند. یک سیستم کنفرانس حرفه‌ای باید قابلیت یکپارچه‌سازی کامل و بدون دردسر با این پلتفرم‌ها را داشته و این تضمین می‌کند که صدای شرکت‌کنندگان حضوری با کیفیتی بسیار بالاتر از یک وب‌کم ساده، برای شرکت‌کنندگان آنلاین ارسال شود و بالعکس.
همچنین برای برگزاری همایش‌ها و نشست‌های بین‌المللی، قابلیت اتصال به سیستم ترجمه همزمان یک ضرورت است. در این سیستم‌ها، صدای اصلی جلسه به مترجمان ارسال شده و آن‌ها از طریق یونیت‌های مخصوص، ترجمه را به کانال‌های زبانی مختلف ارسال می‌کنند. شرکت‌کنندگان نیز می‌توانند از طریق یونیت میکروفون یا گیرنده‌های جداگانه، کانال زبان مورد نظر خود را انتخاب کرده و از طریق هدفون به ترجمه گوش دهند.
تک باند: شریک شما در تجهیز سالن‌های کنفرانس حرفه‌ای
انتخاب یک سیستم کنفرانس، یک سرمایه‌گذاری مهم برای ارتقای سطح کیفی و افزایش بهره‌وری ارتباطات در یک سازمان است. همانطور که در این راهنمای انتخاب سیستم کنفرانس بررسی شد، این فرآیند نیازمند بررسی دقیق فاکتورهایی چون نوع سیستم، قابلیت‌های فنی مورد نیاز، مقیاس‌پذیری برای آینده و طراحی ظاهری متناسب با فضای شماست.
شرکت تک باند با سال‌ها تجربه در زمینه مشاوره، طراحی و تجهیز سالن‌های کنفرانس در سراسر ایران، به عنوان یک منبع تخصصی و قابل اعتماد شناخته می‌شود. این شرکت با ارائه سبد کاملی از برندهای معتبر جهانی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با هر بودجه‌ای، بهترین سیستم را متناسب با نیازهای منحصر به فرد خود انتخاب کنند.
رپورتاژ
منبع خبر: خبرگزاری برنا
